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由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。
功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。
点击归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下:
点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。
1、查询归档邮件
首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:
2、导出归档邮件
您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。
3、申办公正
您可以勾选需要公正的的归档邮件(所选邮件需要是“已保全”状态),点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。
“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。
1、使用状态下说明
a. 归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除,已归档的邮件和已保全的邮件不受影响;
b. 若邮箱已设置自动转发功能,则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档,也不会被保全。
2、归档和公正邮到期及续费说明
对于归档和公正邮功能都开通的企业,由于公正邮功能是附赠功能,故两个功能将会同时到期,则下文会一并介绍到期说明。对于只开通归档功能的企业,则只需关注归档到期后的说明部分。说明如下:
a.若邮箱使用已到期,则归档和公正邮服务也会一同截止;
b. 归档和公正邮服务到期后,服务将会自动关闭,但已归档邮件和已保全邮件仍会在系统里保留60天;
c.若企业在归档和公正邮到期后申请临时开通功能,则可以查阅和导出归档邮件。申请临时开通需在归档到期后30 天内签署《关于查询和导出已归档邮件的申请书》;
d.若企业在归档和公正邮到期后的60 天内续费,网易企业邮箱不会删除已归档和已保全的邮件及归档邮箱,续费成功后,可以延续到期前的状态继续使用;
e.若企业在归档和公正邮到期60 天后续费,到期前的已归档和已保存邮件及归档邮箱已被删除,则续费成功后,归档恢复到新开通的状态,需重新创建归档邮箱和开启公正邮邮箱。
邮件需要先完成萨班斯归档,才能对其做公正邮的存证保全操作。因此,您需要在开通萨班斯归档服务的基础上,才能使用公正邮服务。
进入企业购买并开通归档功能后,即可免费开通公正邮功能(不再收取公正邮服务费用)。另外,企业还需提供以下材料:
1. 企业已签署的《公正邮服务购买协议》;
2.《关于指定、变更公正邮服务验证码接收手机号码的申请书》
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